Dagelijkse archieven: 28 januari 2021

NWG Penningmeester software programma beschrijving

Doel:
Op een eenvoudige wijze een financieel overzicht te geven van de inkomsten en uitgaven van alle NWG penningen.

Methode:
Daar alle financiële handelingen via de bankafschriften lopen kan met het volgende van alle mutaties over een gegeven tijdperk goed en volledig inzicht worden verkregen over:
·      De contributies: welke leden wel of nog niet hebben betaald, of leden dubbel hebben betaald of te weinig hebben betaald.
·      De uitgaven: opgesplitst in 8 posten wordt overzicht gegeven van de uitgaven.
·      Controle op de stand van zaken, klopt de balans tussen de inkomsten en uitgaven met de bedragen, die op het begin en eind staan van de bankafschriften.

Gebruik van het rekenmodel:

Het model werkt met Excel en doet de handelingen met visual basic.
1.     De input:
·      De volledige ledenlijst met bankrekening nummer van ieder lid.
·      De lijst van mutaties (de bankafschriften), die wordt opgevraagd uit het ABNAMRO systeem over de gewenste periode in .XLS formaat.
·      Het contributie-bedrag (voor 2015/16 was dit €24,-)

2.     De eerste twee kunnen met een copy en paste in een handeling in het betreffende werkblad worden ingevoerd.
Belangrijke bron van problemen t.g.v. foute contributie bedragen:
Het programma kiest op basis van het betalingsbedrag de reden van de betaling (b.v. contributie). De reden daarvoor is dat er op de bankafschriften geen aparte codes staan waaruit de betalings reden kan worden gedestileerd. Als er dus een afwijkend bedrag staat ziet het programma als ‘diverse’ i.p.v. bijvoorbeeld ‘leden’ contributie. De enige juiste manier om dit te corrigeren is aanpassing van de Ruwe Download bank regel. Voorbeeld: Er staat een bedrag van €30 i.p.v. €24. Verander dan dit bedrag in €24,- op de betreffende regel, maak een kopie van dezelfde regel er onder met een bedrag van €6,- (zo kloppen de inkomsten weer), en boek naar betreffende crediteur €6,- terug. Voeg de naam en bankrekening van betreffend lid nu ook in bij de Debiteuren, zodatin het Overzicht de afwijkende betaling zichtbaar kan worden gemaakt.

3.     Als dit is gedaan wordt de Macro op het eerste blad geactiveerd en worden de berekeningen uitgevoerd. Daarna rest nog om bij het blok uitgaven deze met de cijfers 1 t/m 7 op te splitsen: 1 = zaalhuur, 2 = honorarium sprekers, 3 = bestuurskosten, 4 = materiaalskosten, 5 = bankkosten, 6 = terugbetaling (leden die die 2x hebben betaald) en 7 = excursie, 8 = lustrum kosten/sponsors

4.     Tenslotte dient het blad ‘Debiteuren’, voor zover nodig te worden uitgebreid met bankrekening en namen van de sprekers en leden die moeten worden (terug) betaald).

5. Indien leden 2x de contributie hebben betaald wordt daar melding gedaan in het Overzichts blad. De actie is dan dat het bedrag naar het lid moet worden teruggeboekt en de actie van het vorige punt (4 )uitvoert.

Beschrijving van de informatie werkbladen:
Bij ‘OVERZICHT transacties’ staan nu alle relevante gegevens en berekeningsuitkomsten
Bij ‘Crediteuren’ staat de lijst met gevens van alle NWG leden
Bij ‘Debiteuren’ staat de lijst van personen / bedrijven waar (ooit) geld naar is overgeboekt, zoals zaalhuur, Bank, sprekers, etc
Bij ‘Jaarrekening’ staat het jaarverslag van de peningmeester, die bij ieder mutatie automatisch wordt aangepast, de balans en gedetaileerd overzicht van de inkomsten en uiutgaven.
Bij ‘1. RUWE DOWNLOAD BANK’ worden de gedownloade bankgegevens (mutaties) in XLS format ingevoerd in kolomen A t/m H

De overinge werkbladen 2 t/m 4 zij uitsluitend nodig voor het sorteren, rankschikken en doorrekenen van de gegevens

Hoe werkt het model:
1.     De ruwe bankmutaties worden gekopieerd en opgesplits naar een blad inkomsten 2a en een blad uitgaven (2b) en bij beiden wordt het bankrekeningnummer wordt per regel gefilterd uit de omschrijving (deze wordt namelijk in de mutatie uitdraai niet separaat gegeven). Dat is nodig om te link te kunnen leggen met de crediteuren- en debiteuren-lijst
2.     De crediteurenlist wordt gekopieerd naar een nieuw blad (4) en daar gesorteerd op bankrekening nummer.
3.     De inkomsten uit uitgesplitste bankgegevens (2a) worden opnieuw gekopieerd naar blad (3) en daar gesorteerd op banknummer met dit bankrekening nummer wordt de link gelegd met de crediteurenlijst, daarmee wordt het zichtbaar welke leden de contributie hebben betaald.
4.     Terug naar de gesorteerde ledenlijst (4) kan nu door vergelijk vastgesteld worden welke leden nog moeten betalen.
5.     Alle relevante gegevens van de werkbladen 2 t/m 4 worden overgezet naar het overzichts-transacties blad

Designer/gebruiker: W.H. de Groot Penningmeester NWG email: info@whdegroot.nl Ontwerp versie 2020-21 dd 28 jan. 2021.